Quando uma empresa começa a sentir que planilhas, e-mails e sistemas soltos já não dão conta do recado, surgem duas opções na mesa:
- contratar um sistema sob medida, feito especificamente para o seu negócio
- ou adotar um software pronto (de prateleira), já existente no mercado
As duas alternativas têm vantagens e riscos. A escolha errada pode significar:
- dinheiro investido em algo que ninguém usa de verdade
- processos “esticados” para caber no sistema, em vez do sistema se adaptar ao processo
- mais retrabalho e controles paralelos do que antes
Neste artigo, vamos ajudar você a entender quando faz sentido cada caminho e como tomar essa decisão de forma mais segura.
O que é um software pronto?
É um sistema já desenvolvido, vendido como produto, normalmente com:
- planos mensais ou anuais
- funcionalidades pré-definidas
- foco em um segmento amplo (ex.: CRM genérico, sistema financeiro, emissão de notas, etc.)
Você contrata, configura, adapta alguns parâmetros e começa a usar.
Vantagens típicas:
- Implementação rápida – em muitos casos, em poucos dias já é possível começar a usar.
- Custo inicial menor – você não financia o desenvolvimento completo, só a assinatura.
- Funcionalidades maduras – o sistema já foi testado por vários clientes.
- Suporte padronizado – documentação, base de conhecimento, canais de atendimento.
Limitações comuns:
- Você precisa adaptar o seu processo ao sistema, e não o contrário.
- Integrações com outros sistemas podem ser limitadas ou inexistentes.
- Mudanças específicas são difíceis ou inviáveis.
- Com o tempo, pode surgir uma coleção de sistemas desconectados.
O que é um sistema sob medida?
É um sistema desenhado e desenvolvido especificamente para a sua organização, considerando:
- processos internos
- regras de negócio
- responsabilidades de cada área
- integrações necessárias
- relatórios e indicadores que fazem sentido para você
Em vez de “contratar um software”, você contrata um projeto de desenvolvimento.
Vantagens típicas:
- Aderência ao seu processo – o sistema nasce a partir da sua forma de trabalhar.
- Integrações pensadas desde o início – com outros sistemas internos e externos.
- Escalabilidade funcional – novos módulos e melhorias são possíveis conforme o negócio cresce.
- Propriedade sobre o resultado – você não depende do roadmap de um produto genérico.
Cuidados necessários:
- Requer um bom levantamento inicial de necessidades e prioridades.
- Envolve investimento maior no início (como qualquer projeto sob medida).
- Depende de uma parceria de longo prazo com quem desenvolve.
Vantagens de software pronto (e quando ele é suficiente)
Em muitos cenários, um software pronto é a melhor primeira escolha, por exemplo:
- Empresas em fase muito inicial, com poucos processos estruturados.
- Necessidades comuns e bem atendidas pelo mercado (ex.: emissão de notas, controle simples de estoque).
- Uso pontual de uma ferramenta específica (ex.: ferramenta de e-mail marketing).
Nesses casos, um software pronto oferece:
- Boa relação custo/benefício no curto prazo
- Baixa complexidade de implantação
- Aprendizado rápido para a equipe
Se o seu desafio ainda é organizar o básico e você não tem processos muito diferenciados, um bom software pronto pode funcionar muito bem.
Quando um sistema sob medida começa a fazer mais sentido
Em geral, um sistema sob medida passa a ser mais interessante quando:
-
Seu processo é um diferencial do negócio
Se a forma como você atende, produz ou se organiza é parte do seu diferencial competitivo, forçar tudo dentro de um sistema genérico pode virar um freio. -
Você já usa vários sistemas que não “conversam” entre si
Quando a informação precisa ser digitada duas, três vezes em lugares diferentes, começa a surgir retrabalho, erro e falta de visibilidade. -
Os controles paralelos (planilhas, documentos) estão dominando a operação
Um indício claro é quando o sistema “oficial” não reflete a realidade, e as pessoas confiam mais em planilhas particulares. -
Relatórios e indicadores importantes não saem como você precisa
Se para responder perguntas simples sobre o negócio é preciso juntar dados de vários lugares manualmente, a tecnologia deixou de ser suporte e virou obstáculo. -
O software pronto exige muitos “contornos”
Treinamentos cheios de “aqui você faz assim, mas na verdade o nosso processo é assado” são sinais de que o sistema não serve tão bem.
Erros comuns na hora de decidir
Alguns erros que vemos com frequência:
1. Decidir só pelo custo inicial
Olhar apenas para o valor da mensalidade do software pronto vs. o investimento em um sistema sob medida pode ser enganoso.
É importante considerar:
- custo do retrabalho
- tempo gasto em controles paralelos
- risco de perda de informação
- limitação para crescer ou mudar o modelo de negócio
2. Tentar resolver tudo com um único sistema “milagroso”
Às vezes é mais saudável ter:
- um sistema sob medida para o coração da operação
- e sistemas prontos para demandas pontuais (faturamento, marketing, etc.), integrados da forma certa
3. Não envolver quem realmente usa o sistema no dia a dia
Decisões tomadas apenas pela diretoria, sem ouvir quem opera os processos, costumam resultar em sistemas:
- pouco usados
- cheios de “atalhos” fora do processo
- que rapidamente viram “mais um problema”
Como a Contexto pode ajudar nessa decisão
Na Contexto Soluções em TI, nós atuamos justamente nesse ponto de decisão:
- Entendendo como o seu negócio funciona hoje
- Identificando o que pode ser atendido com software pronto
- E o que realmente exige um sistema sob medida ou integrações bem feitas
Em muitos casos, a solução ideal não é “jogar tudo fora”, mas:
- conectar melhor o que você já usa hoje
- substituir apenas o que está de fato limitando o crescimento
- planejar um sistema sob medida em etapas, respeitando o seu momento
Próximos passos
Se você está avaliando entre software pronto e sistema sob medida, uma boa forma de começar é:
- Listar os principais processos e áreas impactadas.
- Identificar onde estão hoje os maiores retrabalhos e riscos.
- Entender quais sistemas já existem e se há espaço para integração.
Se quiser compartilhar esse cenário com a nossa equipe e ter uma análise inicial, você pode:
- conhecer melhor os nossos serviços, ou
- falar diretamente com a Contexto para conversarmos sobre o seu caso específico.
A partir daí, conseguimos ajudar você a decidir, com mais segurança, qual caminho faz mais sentido para o seu contexto.
Se você está passando por um cenário parecido e quer entender se um sistema sob medida faz sentido para o seu negócio, fale com a nossa equipe: entre em contato.